Jak zarządzać zespołem podczas pracy zdalnej?

Jak zarządzać zespołem podczas pracy zdalnej?

Nie dla każdej firmy, nie dla każdego pracownika system pracy zdalnej jest czymś nowym. W wielu przypadkach bowiem taki system funkcjonował już od dawna. Jednakże dla wielu osób, dla wielu firm konieczność przejścia na system pracy zdalnej był czymś nowym i odnalezienie się w tym systemie nie zawsze było takie proste i oczywiste ani też łatwe. Praca z poziomu własnego domu wymaga na pewno dostępu do odpowiednich narzędzi, komputerów, oprogramowania. Wymaga poza tym także odpowiedniej motywacji, co bynajmniej nie jest niczym prostym. Szczególnego znaczenia nabiera w tym momencie umiejętność odpowiedniej organizacji czasu pracy, umiejętność odpowiedniego zorganizowania swoich zajęć pod wieloma względami. Znaczenia nabiera organizacja miejsca pracy, umiejętność oderwania się od codziennych obowiązków.

Istotne jest zarządzanie

Aby móc mówić o skutecznej pracy w systemie zdalnym, potrzeba jest nie tylko odpowiedniego indywidualnego podejścia każdego z pracowników, ale równocześnie także bardzo ważne jest odpowiednie zarządzanie zespołem osób sobie podległych. Skuteczność tego zarządzania zespołem pracowników opiera się o pięć kluczowych zasad:

• współpraca i transparentność
• większa wolność, ale też i większa odpowiedzialność przy mniejszej kontroli
• umiejętne przejście w nowy tryb pracy
• stosowanie odpowiednich narzędzi
• komunikacja na wielu różnych kanałach

Współpraca i transparentność

Nie można skutecznie zarządzać zespołem pracowników pozostających w domach jeśli w sposób jasny nie zostaną określone oczekiwania wobec każdego z nich. Praca zdalna tylko w niewielkim wymiarze może polegać na realizacji indywidualnych zadań. W większości przypadków konieczne jest wzajemne przekazywanie sobie materiałów, konieczna jest wspólna ich analiza, a czasem przysłowiowa burza mózgów. Dlatego też bardzo istotne jest to, aby w sposób bardzo konkretny określić obowiązki każdego z pracowników oraz zasady wzajemnej współpracy.

Brak kontroli i większa odpowiedzialność

Praca zdalna to z samego założenia mniejsza kontrola nad poczynaniami pracowników. Praktycznie jest to brak kontroli nad pracą wykonywaną przez daną osobę. Dlatego też bardzo ważne jest ścisłe określenie obowiązków na każdy dzień oraz wymaganie ich zrealizowania. Niewątpliwie zaletą sprawnego i skutecznego menedżera zespołu jest umiejętność wzbudzenia poczucia odpowiedzialności u pracowników za wykonywane zadania.

Zmiana trybu pracy

Przejście na zdalny tryb pracy wcale nie musi być taki łatwy, ale też nie musi być czymś trudnym. Istotne jest jednakże to, aby określić zadania, aby skupiać się tylko i wyłącznie na obowiązkach, a nie na innych kwestiach. Domowe życie może czasem przeszkadzać, kusić, ale w tym względzie bardzo ważna jest mobilizacja do wykonywania swoich obowiązków pracowniczych w godzinach przeznaczonych na pracę. Na tę kwestię skuteczny menedżer powinien zwrócić uwagę.

Właściwe narzędzia pracy

Bez skutecznych narzędzi pracy nawet najlepsza motywacja i mobilizacja nie będzie skuteczna. Dlatego też kierownik zespołu pracowniczego musi zadbać właśnie o to, aby każdy z pracowników był wyposażony w narzędzia, które będą pozwalać skutecznie pracować i skutecznie się ze sobą komunikować. Takim narzędziem jest, chociażby pakiet biurowy Microsoft 365. Tenże pakiet zawierający stosowne narzędzia umożliwiające wzajemny kontakt, wymianę dokumentów, organizację spotkań online to produkt, który bez wątpienia ułatwia pracę zdalną. Microsoft 365 jest programem, który pozwala także menedżerowi skutecznie panować nad sytuacją.

Dobra komunikacja

Aby móc dobrze zarządzać zespołem pracowników pozostających w swoich domach, potrzeba jest niewątpliwie stałej komunikacji i to na wielu różnych kanałach. Pracownik powinien mieć poczucie bycia w zespole mimo pewnego odosobnienia, ponieważ to wzbudza poczucie odpowiedzialności za wykonywane działania. Tenże aspekt jest właśnie w dużym stopniu umożliwiony poprzez korzystanie z pakietu Microsoft 365. To idealne wręcz narzędzie, które jest nie tylko skuteczne, ale równocześnie też zapewnia wysoki stopień bezpieczeństwa.